【不毛な会議はクソだ!世界的な企業がやっている本当に効果のでる会議ノウハウ2016年度版】

【不毛な会議はクソだ!世界的な企業がやっている本当に効果のでる会議ノウハウ2016年度版】

世の中ではものすごい数の会議が毎日至ると
ころで行なわれています。

ある研究によると、労働時間の15%が会議
費やされているそうです。
この数字は2008年以来毎年増えているとのこ
とで、今はどれだけの時間が会議に費やされ
ているんでしょう?

まあ当然ですがその人によります。
クリエイティブワークの方と肉体系の仕事の
方でも違うでしょうし、業種だ業態だよりも
その方のポジションが大きく関わってくる
だと思います。

 

要は、何かを決める側の立場にいるかどうか。
経営者やエグゼクティブなどは「決める側」
に当たるだろうし、新入社員などは当然だが
最初は「決められる側」である。

 

会社の資産を損なっている。。。

また、会議に出席する人数が増えるという事
は、会社の時間は瞬く間に使い果たされてし
まう。

例えば、1時間の会議を3人でするのと6人で
するのだと、同じ1時間の会議であったとし
ても、会社にとっては3時間と6時間分の時
間の消費となる。
そして会議の準備に費やされた時間も、当然
考慮にいれなければいけない。

 

必要のない人間が参加した会議というのは、
それだけでも会社の資源の無駄遣いというこ
とになる。

ただ、全ての会議が同じように無駄で無くし
たらいいと言っているわけではない。
当然だが、組織である以上話し合いで決めな
ければいけないことは多数ある。

ただ、そのやり方が効率的なやり方と、そう
でないやり方がありますよという事である。

 

世界的な企業がやっている会議とは!?

結果を出している企業というのは、当然だが
その理由がある。
カリスマ経営者がいて、何もかも全てその方
が決めているなんて会社はない。

個人事業ならまだしも、世界的な企業であれ
ばあるほど優秀な人材を集める。
その優秀な人材にアイデアを出させて、話し
合いをさせるのだから、競争優位になるに決
まっている。

世界的な企業には会議に関するルールという
ものがあった。
いくつか紹介します。

●Google
コツ1:アジェンダを設定する
事前に会議のアジェンダを設定し、出席者に
議論してほしいポイントと各議題の配分時間
を明らかにしておく。

コツ2:議事録係を決める
会議の欠席者にも議事録が共有され、会議で
の決定事項はこれを使って確認する。

コツ3:小規模の会議に時間を小分けする
5~10分単位で時間を小分けし、プロジェクト
やテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振
り向ける。

コツ4:「オフィスアワー」を設定する
オフィスアワーというのは、大学で,教員が
学生の質問や相談を受けられるように研究室
などにいる時間で、スタッフとの面談や打ち
合わせのためだけに使う時間を確保しておく。。

コツ5:政治力は使わず、データを基本とする
Googleでは科学における意思決定プロセスと
同様、事実や証拠に基づき意思決定すること
になっている。

コツ6:時間を守る
Googleの会議は大きいタイマーをプロジェク
ターで映し出すことで知られているが、これ
は会議に集中させるために一定の効果がある。

 

●Apple
コツ1:責任の所在を明確にする
Appleの会議では、アジェンダの各項目の横
に、必ず担当責任者(DRI:Directly Respon
sible Indivisual)の名前が書いてあるので、
「誰がやるか」で混乱することはほぼない。

コツ2:常に議論する・される準備を
Jobs氏が社員を質問攻めにする能力について
は、数々の逸話が残っています。
時には社員が涙を流すこともあったとか。

 

●37Signals(アメリカのウェブアプ
リケーションの企業)
コツ1:会議がない!
37Signalsの場合、基本的に会議はない。
議論はIM(インスタントメッセージ)とEメー
ルに限定。

もしどうしても必要であれば、
短くする、アジェンダを定める、少人数で、
上記を徹底しているそうです。

37Signalsの会議のコツが、会議をしない事
というのは何だか禅問答のようですが正しい
気がします。

話し合い、意見の調整、ましてや社内政治や
社内営業の為の会議、何も決まらない形式的
な今までやってたからやる会議なんてのは、
今すぐ無くしてしまいましょう!

責任は負いませんが(笑)

ただ、必要な会議は必要です。
けど、より効率的に意味ある会議にする為に
上記企業のやり方はもちろん、世の中で言わ
れている「会議のコツ」にのっとって行なえ
ばより効率的になるでしょう。

成果が出る会議の8つのコツ

コツ1:目的を明確にする
まずすべきは、会議のアジェンダの決定です。
何を何の目的で話し合い決めるのか、参加者
全員が会議参加前に知っておく必要がありま
す。

コツ2:参加者を選ぶ
目的を共有していて、決断を下せる人間だけ
を集める。

コツ3:進行役を決める
会議はつい脱線しがちですが、予定外のこと
を話していては、時間とエネルギーを無駄に
するだけです。

コツ4:時間厳守を徹底する
ついつい時間を忘れて話し続けてしまうこと
がありますが、基本は時間厳守。
参加者全員がその時間を集中すべく共通認識
を持つ。

コツ5:全員の認識を揃える
今日の議題に対するそれぞれの現状認識を確
認し、もし不明瞭なメンバーがいたら題に入
る前に質問や説明の時間を取る。

コツ6:意見ではなく事実を話させる
Yahooでは、「私はこちらが好きです」とい
った個人的な意見を禁止し、「実験を行った
結果、こちらが10%注目を集めました」とい
う発言を推奨している。

コツ7:議事録とメモを付ける
書記を任命して、議事録を残す。
議論の内容を記録/要約しておくことで、参
加しなかった人にも内容を共有できるので、
議事録は不可欠。

コツ8:決定事項と課題の確認
次の課題は? 誰がいつまでにやるか?など
会議をふまえて今後の予定をきちんと把握し
ているかを参加者に確認する。 

 

色々と書きましたが、コツ1の目的を明確に
して、最小の時間でできるようPDCAサイクル
を回していくのが一番ですね。

会議をしたくてしている人は「ほぼ」いない
でしょうから。
まあ、中には定例会議が存在意義みたいな
残念な人もいますけどね^^;

 

最近参加した会議を、次回あなたは

いかにして効率化させますか?

 

☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
家族から尊敬される父親が増えたら、
家庭円満な家族だらけになる。
そんな家庭が多かったら、
いい世の中である。
間違いなく。
淡治優太
☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆

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ABOUTこの記事をかいた人

淡治です。 どうすればかっこよくなれるんでしょうか? そもそもかっこいいって何でしょう? 私の中で、「自分も周りも幸せにする男」がかっこいいと思います。 もちろんまだまだこれからですが、日々精進しております^^ そんな毎日の学びをシェアをさせて頂きます。 自分も周りも幸せにする人生をお互い送りましょうね^^ そんなおやじが増えれば、世の中間違いなく最高です!